Scholen zijn sterk in het organiseren van nieuwe schooljaren. Jaarlijks leggen zij opnieuw een complexe formatiepuzzel om leerlingen goed onderwijs te kunnen bieden. Strategische Personeelsplanning (SPP) voegt daar een extra dimensie aan toe. Het maakt zichtbaar hoe het personeelsbestand zich de komende jaren ontwikkelt en welke vraagstukken eraan komen. Dat inzicht helpt schoolbesturen bij strategische keuzes. Tegelijkertijd geeft het Onderwijsregio Hollands Noorden de inzichten om het Onderwijsloket, de Opleidingsschool, de Academie en onderzoeken beter af te stemmen op de toekomstige behoeften van de regio.
Verder kijken dan het volgende schooljaar
Scholen zijn gewend te werken in een jaarlijks ritme. Elk schooljaar wordt afgesloten, de formatie voor het volgende jaar wordt rondgemaakt en daarna begint de cyclus opnieuw. Dat werkt goed, maar heeft ook een keerzijde.’In het onderwijs zijn we heel goed in het denken in schooljaren,’ aldus SPP projectleider Paul Coenradie. ‘Eigenlijk werken we in een cirkel. We zijn druk bezig om volgend jaar weer hetzelfde onderwijs te kunnen geven als dit jaar. Maar soms vergeten we dat personeelsontwikkeling geen reeks losse schooljaren is, maar een doorlopende tijdlijn.’ Om dat verschil te illustreren, gebruikt Coenradie een eenvoudige metafoor. ‘Ken je zo’n opgerolde dropveter? Scholen zijn heel goed in die opgerolde vorm. Met ons model rol je die drop af. Dan krijg je ineens zicht op wat er over drie, vijf of tien jaar kan gaan gebeuren.’
Data geeft zicht op toekomstige ontwikkelingen
Strategische personeelsplanning is geen nieuw idee binnen Onderwijsregio Hollands Noorden. De afgelopen jaren ontwikkelde de regio samen met het HR-leernetwerk een praktisch instrument dat inmiddels beschikbaar is voor alle deelnemende schoolbesturen. ‘Het huidige SPP is een doorontwikkeling van dat instrument. In 2025 hebben we het model beschikbaar gesteld aan de individuele besturen.’
‘Het model brengt in beeld wie er in dienst is, welke bevoegdheden mensen hebben en hoe het personeelsbestand zich ontwikkelt. Dat leggen we naast de verwachte leerlingaantallen. Zo ontstaat een doorkijk naar de toekomstige behoefte aan docenten.’ De kwaliteit van die inzichten staat of valt met volledige en actuele gegevens. Daarom wordt de data periodiek aangevuld en geactualiseerd. Deelnemende schoolbesturen beschikken inmiddels over hun eigen dashboard, waarmee zij hun eigen organisatie kunnen analyseren en strategische keuzes kunnen maken. Daarbij kijkt de onderwijsregio niet alleen naar leraren, maar ook naar andere functies die van belang zijn voor de continuïteit van het onderwijs.
Strategische personeelsplanning begint bij de ambities van een school
‘Strategische personeelsplanning begint met twee eenvoudige vragen,’ zegt Coenradie. ‘Waar gaan we heen? En: hoe komen we daar? De eerste vraag gaat over missie, visie en strategie. De tweede over mensen. Welke formatie heb je daarvoor nodig? Wat heb je nu in huis en wat heb je straks nodig?’ Die vragen worden steeds urgenter. Pensioenuitstroom is daarbij relatief goed voorspelbaar. Andere vormen van uitstroom, bijvoorbeeld doordat medewerkers de organisatie of sector verlaten, zijn minder goed vooraf te bepalen. De vergrijzing zorgt ervoor dat de komende jaren veel ervaren docenten uitstromen, terwijl de leerlingontwikkeling per subregio sterk verschilt. ‘In Den Helder zien we een leerlingdaling. Daar heeft genoemde vergrijzing een ander effect dan in groeigebieden als Purmerend en Zaandam. Wij maken die verschillen zichtbaar, zodat scholen en de regio beter kunnen anticiperen. Het dashboard geeft daarbij geen automatisch antwoord op deze strategische vragen. Het levert de kwantitatieve basis voor het gesprek binnen besturen en voor het formuleren van meerjarige ambities in de onderwijsregio.’
Van jaarlijkse formatiepuzzel naar strategische keuzes
Voor veel scholen draait personeelsplanning vooral om de formatie van volgend schooljaar. Begrijpelijk, vindt Coenradie.’Een leerling in de onderbouw krijgt vijftien vakken. Daar horen evenzoveel docenten bij. Elk jaar leggen scholen opnieuw een ingewikkelde formatiepuzzel. Soms kom je voor een paar uur een docent tekort of heb je ergens juist ruimte over. Het leggen van die puzzel is iets wat scholen ontzettend goed kunnen.’Maar juist doordat alle aandacht uitgaat naar de korte termijn, blijft de langere termijn vaak buiten beeld.’Met ons model zie je bijvoorbeeld dat over drie jaar de docent Duits met pensioen gaat en een jaar later de volgende. Dan kun je nu al besluiten om iemand extra op te leiden of tijdelijk iets ruimer in de formatie te zitten. Dát is strategisch personeelsbeleid.’
Waarde voor de hele regio
Het instrument ondersteunt niet alleen individuele schoolbesturen. Door de gegevens op regionaal en subregionaal te aggregeren, ontstaat ook een veel beter beeld van toekomstige ontwikkelingen.’Besturen kijken vanzelfsprekend eerst naar hun eigen organisatie. Wij kijken in opdracht van deze besturen vanuit de onderwijsregio naar de maatschappelijke opgave. Over vijf jaar willen we nog steeds goed onderwijs kunnen geven aan alle kinderen in onze regio.’Juist dat regionale perspectief maakt het mogelijk om ontwikkelingen beter te onderbouwen en verschillen tussen bijvoorbeeld subregio’s zichtbaar te maken. De data kan bijvoorbeeld laten zien dat de huidige bezetting en de toekomstige formatiebehoefte voor een vak als Nederlands uit elkaar gaan lopen. Of dit ook tot een daadwerkelijk arbeidsmarkttekort leidt, hangt onder meer af van de toekomstige instroom, uitstroom en beschikbaarheid van docenten. ‘In de ene subregio kan het beeld totaal anders zijn dan elders. Door dat nu al zichtbaar te maken, kunnen we eerder bepalen waar actie nodig is en of dat vooral een opgave voor een individueel bestuur of juist voor de onderwijsregio als geheel is.’
Data als kompas voor de regio
De inzichten uit SPP zijn niet alleen waardevol voor individuele schoolbesturen. Ze helpen ook de Onderwijsregio om gerichter keuzes te maken. Zo kunnen het Onderwijsloket, de Opleidingsschool, de Academie en onderzoek beter aansluiten op de vraagstukken die de komende jaren spelen.
Van inzicht naar gezamenlijke actie
Het dashboard is daarbij geen eindproduct. De inzichten worden met de schoolbesturen besproken en vormen input voor de meerjarige ambitieafspraken van de onderwijsregio. Daarbij is steeds de vraag: welke opgaven vragen om gezamenlijk handelen vanuit de onderwijsregio en welke acties horen bij de afzonderlijke besturen? Op basis daarvan kunnen gerichte keuzes worden gemaakt over bijvoorbeeld opleiden, werven, behouden, professionaliseren en regionale samenwerking. Door de gegevens periodiek te actualiseren kan worden gevolgd hoe de ontwikkelingen zich daadwerkelijk voltrekken en of gekozen maatregelen moeten worden bijgesteld.
Regeren is vooruitzien
Vooruitkijken is juist nu belangrijk. Veel scholen hebben te maken met aflopende subsidies en in verschillende subregio’s dalen de leerlingaantallen. Daardoor zijn besturen momenteel terughoudend met het aannemen van personeel.’Vandaag zijn scholen soms terughoudend met aannemen. Dat is begrijpelijk. Maar als je verder vooruit kijkt, zie je dat we in een aantal vakgebieden over enkele jaren weer grote tekorten krijgen. Juist daarom is het belangrijk om nu al na te denken over opleiden, ontwikkelen en behouden.’
Strategische personeelsplanning helpt scholen niet alleen bij de formatie van volgend schooljaar, maar vooral bij het maken van strategische keuzes voor de jaren daarna. Door de dropveter af te rollen ontstaat inzicht in de personeelsvraag van de toekomst.