Hoe zorg je ervoor dat medewerkers in het onderwijs hun werk goed kunnen blijven doen, ook als de druk hoog is en er in hun werk of privéleven van alles gebeurt? En hoe zorg je er als school voor dat medewerkers niet pas aandacht krijgen wanneer iemand uitvalt, maar juist al eerder worden ondersteund? Die vragen staan centraal in de aanpak van het Jac. P. Thijsse College in Castricum. De school werkt al enkele jaren gericht aan het versterken van het werkplezier en werkvermogen van haar medewerkers. Dat levert volgens conrector bedrijfsvoering Petra van Dok medewerkers op die beter in balans zijn en met meer openheid het gesprek aangaan over wat zij nodig hebben om hun werk goed te kunnen doen. Het lagere verzuimpercentage is de kers op de taart. ‘Voor mij is het vooral belangrijk dat medewerkers met plezier naar hun werk komen en zich goed toegerust voelen. Dat is de basis.’
Van curatie naar amplitie
Die gedachte sluit aan bij de ontwikkeling die Jacqueline Kleine voor ogen heeft met haar opdracht binnen Onderwijsregio Hollands Noorden. Als projectleider en adviseur duurzame inzetbaarheid is zij sinds februari betrokken bij de onderwijsregio. Ze heeft inmiddels met vertegenwoordigers van de meeste besturen over dit onderwerp gesproken.‘Wat ik terugkrijg, is dat iedereen het belangrijk vindt om met duurzame inzetbaarheid aan de slag te gaan. Sommige besturen doen al van alles. Er zijn bijvoorbeeld workshops over werkdruk, aandacht voor de overgang of mogelijkheden om een coach in te zetten. Soms staat er al iets op papier over visie of beleid, maar er is duidelijk behoefte aan een integrale aanpak per bestuur.’
Hoe zorg je voor draagvlak bij bestuurders, schoolleiders én medewerkers? Hoe ontwikkel je een visie die daadwerkelijk wordt gedragen? En hoe zorg je ervoor dat interventies niet ad hoc worden ingezet, maar aansluiten bij wat medewerkers en de organisatie nodig hebben? De beweging die daarbij centraal staat, is die van curatie naar amplitie. Bij curatie ligt de nadruk op medewerkers die zijn uitgevallen en ondersteuning nodig hebben om terug te keren naar het werk. Preventie richt zich op het voorkomen van uitval. Amplitie gaat nog een stap verder. Daar richt de organisatie zich op alle medewerkers en op het versterken van hun werkvermogen. Hoe zorg je er voor dat je medewerkers gezond en met plezier aan het werk zijn en blijven?
Een verandering vraagt meer
De vraag is vervolgens hoe je die transitie maakt. Hoe pak je zo’n groot onderwerp aan zonder te vervallen in losse activiteiten?‘Het verandermodel van Knoster kan daarbij helpen. Het model gaat uit van vijf onderdelen die nodig zijn om tot een succesvolle verandering te komen: visie, belang, een plan, middelen en competenties. Voor duurzame inzetbaarheid betekent dat bijvoorbeeld dat je een visie ontwikkelt samen met medewerkers en ervoor zorgt dat medewerkers het belang van duurzame inzetbaarheid ervaren. Ook is een plan nodig om koers te houden. Middelen staan voor het beschikbare geld en competenties voor het ondersteunen van medewerkers om ermee aan de slag te kunnen. Het model laat bovendien zien wat er gebeurt als je een van de onderdelen overslaat. Daarmee kan het helpen om duurzame inzetbaarheid niet ad hoc aan te pakken.’
Samen is het sleutelwoord
Een belangrijke voorwaarde is dat de organisatie het samen doet. Niet alleen HR heeft een rol. Zoals eerder aangestipt zijn ook bestuurders, leidinggevenden en medewerkers nodig om duurzame inzetbaarheid op de agenda te krijgen en te houden.‘Je moet de mensen er warm voor krijgen. Je hebt een bestuurder nodig die enthousiast is en het onderwerp uitdraagt. Je hebt aanjagers zoals Petra nodig en je hebt ook mensen binnen de scholen nodig die het oppakken en het verder brengen.’
Voor Jacqueline is dat inmiddels een bredere opdracht geworden dan alleen haar eigen organisatie. De afgelopen jaren zette zij duurzame inzetbaarheid binnen SVOK, de organisatie waar het Jac. P. Thijsse College onder valt, samen met de bestuurder, leidinggevenden en medewerkers op de kaart. Inmiddels is ze naast haar werk voor SVOK ook acht uur per week beschikbaar voor Onderwijsregio Hollands Noorden. ‘Ik vind duurzame inzetbaarheid zo’n belangrijk thema voor heel Nederland. Toen de vacature voor projectleider duurzame inzetbaarheid bij de onderwijsregio voorbij kwam, twijfelde ik geen moment. Het doel van de onderwijsregio sluit precies aan bij mijn ambitie.’
Eerst luisteren, dan handelen
Ook op het Jac. P. Thijsse College is het verandermodel als leidraad gebruikt.‘Jacqueline heeft vanaf het begin goede gesprekken gevoerd met onze bestuurder. Naast het belang van professionele begeleiding van zieke medewerkers, legde zij focus op duurzame inzetbaarheid. Door die gesprekken ontstond draagvlak bij de bestuurder. Daarna is ze aan de slag gegaan om samen met medewerkers en leidinggevenden die visie goed te formuleren,’ vertelt Petra.Het Jac. P. Thijsse College bood vervolgens alle medewerkers de mogelijkheid om hun werkvermogen anoniem in kaart te brengen door het invullen van een vragenlijst. Medewerkers kregen daardoor direct zicht op hun eigen werkvermogen en wat ze kunnen doen om hun werkvermogen te vergroten. Op schoolniveau gaven de uitkomsten anoniem zicht op het gemiddeld werkvermogen en op de knoppen waar de school aan kon draaien ter bevordering van het werkvermogen. ‘Dat onderzoek gaf ons een goed beeld van wat er speelde. We kregen een uitgebreide rapportage en konden daardoor zien welke factoren bij ons op school de meeste invloed hadden op het werkvermogen. Twee aandachtspunten kwamen duidelijk naar voren: de balans tussen werk en privé en een gezonde leefstijl. Dan weet je ook waar je gericht mee aan de slag kunt. We zijn vervolgens niet zomaar iets gaan aanbieden, maar hebben heel gericht gezocht naar interventies die daarbij pasten.’
Meten maakt zichtbaar wat er speelt
Ook Jacqueline benadrukt het belang van meten. Duurzame inzetbaarheid is een breed begrip, maar werkvermogen is wel degelijk in kaart te brengen. De score geeft inzicht in het huidige werkvermogen en kan ook iets zeggen over het risico op toekomstige uitval.‘In ieder leven kunnen er privé of op het werk dingen gebeuren waardoor je werkvermogen tijdelijk wat minder is. Vaak herstelt dat vanzelf. Maar als dat niet gebeurt, kan het steeds slechter gaan en uiteindelijk tot uitval leiden. Als je eerder ziet dat het werkvermogen afneemt, kun je aan herstel gaan werken.’
Op het Jac. P. Thijsse College werd na de eerste meting gericht gewerkt aan de aandachtspunten die uit het onderzoek naar voren kwamen. Een paar jaar later volgde een tweede meting die onderdeel was van een studiemiddag over duurzame inzetbaarheid. ‘Bij de start van die middag hebben we collega’s opnieuw meegenomen in het onderwerp. Waarom is duurzame inzetbaarheid belangrijk? Voor jou als medewerker, maar ook voor de organisatie. Daarna konden ze ter plekke opnieuw de hun werkvermogen meten. In het laatste deel van de studiemiddag gingen we met elkaar in gesprek over de factoren die invloed hebben op je eigen werkvermogen. Daar gebruikten we kaartjes voor met amplitieve vragen. Dat werkte heel goed.’ Ook leidinggevenden werden nadrukkelijk meegenomen. Zij kregen handvatten om het gesprek met medewerkers te voeren, onder meer met het kaartinstrument en motiverende gespreksvoering. Die combinatie van meten, bespreken en handelen heeft volgens Petra zichtbaar verschil gemaakt. ‘Het werkvermogen is gestegen en het ziekteverzuim is gedaald. Maar nog belangrijker vind ik dat leidinggevenden zijn gegroeid in hun rol. Medewerkers zijn opener geworden en komen zelf eerder met ideeën. Dat vind ik een heel mooie ontwikkeling.’
De medewerker als vertrekpunt
Voor Petra zit de waarde van de aanpak uiteindelijk niet in een percentage, maar in wat het medewerkers oplevert.‘Een collega zei tegen mij: die workshop, die heeft me zo goed geholpen. Dat is goud waard. Als je zo’n reactie krijgt, weet je waarvoor je het doet. Het werkt ook inspirerend voor andere collega’s.’Daarmee komt ze terug bij het uitgangspunt van Jacqueline. Duurzame inzetbaarheid begint voor haar bij medewerkers die goed in hun werk zitten en met plezier naar school komen.‘Voor mij is het vooral belangrijk dat de medewerkers met plezier naar hun werk komen en zich goed toegerust voelen. Het lagere ziekteverzuim is een fijne bijvangst, maar dat happy zijn is de basis.’